В 2016 году принят «Указ Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 №157» по СМДО — системе межведомственного документооборота государственных органов. В последнее время моя работа связана с внедрением системы делопроизводства и контроля исполнения, которая разработана на нормативной базе Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу. Кому интересно, как это работает и моё субъективное мнение, жмите «читать далее».
Для подключения организации к СМДО вначале все сотрудники должны уже пользоваться внутренней системой электронного документооборота (ВСЭД), иначе зачем подключаться к системе межведомственной.
Допустим, что внутренней системы нет и мы хотим провести полное внедрение ВСЭД и подключить СМДО. Этапы следующие (мне это тоже понадобится):
- Установить в организацию ВСЭД;
- Организовать доступ к электронным услугам НЦЭУ (указать ВСЭД);
- Приобрести средства электронной цифровой подписи;
- Направить заявку на получение электронных услуг.
Проконсультироваться можно по телефону: +375 17 229 30 00 (НЦЭУ — Национальный центр электронных услуг). При звонке они, конечно, как представители бизнеса в первую очередь будут продавать свои услуги, но не они единственные на белорусском рынке занимаются продажей программных продуктов ВСЭД. На сайте НЦЭУ есть список разработчиков ВСЭД, которые, к слову, далеко не факт, что будут дороже.
Мнение системного администратора
Теперь вы уже понимаете, как подключить всю эту красоту, но вернусь к вопросу: «А нафига?».
Допустим, возьмём отдельную область РБ. Как думаете, какие структурные подразделения есть, например, в райисполкоме? Помогу вам немного. Структуру райисполкома я нарисовал в виде интеллект-карты ниже.
Красным цветом изображены структурные подразделения, в которых внедрена система электронного документооборота, а подразделений достаточно много. Вопрос, который сразу напрашивается, а почему в других подразделениях нет СЭД?! Разве легче распечатывать, носить между кабинетами документы, сканировать и создавать заново по 2 раза то, что можно сразу отправить в электронном виде?
Накипело. Ещё 8 лет назад ко мне из Эстонии заезжал дядя юрист. Сел за мой старенький комп с ADSL-модемом. Вставил какую-то флешку, зашёл в word 2003 года. Создал там документ, отправил его куда-то, с 3-тьего раза только интернет заработал, а потом в течение одного часа через границу переправили товар. Т.е. этот документ имел юридическую силу. И это, повторюсь, 8 лет назад.
Пускай я не до конца ещё понимаю, как функционирует СЭД, но вижу, что в райисполкоме она не может работать хорошо. Подтверждение моих догадок было получено. Пришлось провести небольшое исследование.
Обзвонив порядка 6-ти компаний, которые занимаются подключением и внедрением электронного оборота в организации, я получил письменное обоснование (один из директоров проанализировал структуру всей организации), что, как минимум, председатель не хочет считать деньги, которые переплачивает его же организация!
Халатности руководства в цифрах
Для себя и для тебя, читатель, напишу примерные цифры. Допустим, что внедрение одной СЭД стоит 50 млн. (при реальной стоимости 20 млн.) на всю организацию. А их уже 2, то сколько переплата? Правильно — 80 млн. На самом деле это грубый пример для понимания сути дела. Для раздумий, а что делать с остальными 13 подразделениями? В каждое ставить отдельно СЭД за 50 млн? Смешно же! И плакать хочется, когда начальникам объясняешь, а они сидят «как мыши под веником», и никто даже не смеет подумать рассказать председателю (если не поймёт — уволит ведь). Эх, дела…
P.S: Возможно, я ошибаюсь где-то, но хочется верить, что бюджетные организации начнут считать деньги (пусткай не свои, казённые) и даже смогут выйти на самоокупаемость. Ведь в современном мире хватает для этого инструментов и возможностей. Просто нужно не бояться и делать. Хорошо бы нашлись грамотные люди в верхушке, иначе беда…
Добрый день.
Вы занимаетесь внедрением какой-то конкретной СЭД или СЭД от разных компаний-разработчиков, в т ч РФ? Анна.
Добрый день, Анна. Для бюджетных организаций. Только в Беларуси.